Tagungsplaner: So wird Ihre Tagung ein voller Erfolg

Im internationalen Vergleich ist Deutschland nach den USA das Land mit den meisten Messen und Kongressen. Im Jahr 2017 gab es in Deutschland rund drei Millionen Veranstaltungen mit etwa 405 Millionen Teilnehmern¹. Berlin belegte innerhalb Deutschlands den ersten Platz mit den meisten Messe- und Kongressveranstaltungen.

Um einen geeigneten Tagungsort zu finden, gibt es einiges zu beachten. Tagungen können sich je nach Thema und Teilnehmerzahl sehr stark voneinander unterscheiden. Manche sind für eine breitere Masse gedacht, andere finden in einem vertraulicheren Rahmen statt. Für große Veranstaltungen spielt oft die mediale Ausstattung eine entscheidende Rolle. Damit Sie Tagungen und Kongresse einwandfrei organisieren können, finden Sie eine Übersicht über die wichtigsten Punkte, die es für einen Tagungsplaner zu beachten gilt.

Verschiedene Schritte und Vorüberlegungen sind notwendig, um die Rahmenbedingungen für eine erfolgreiche Tagung zu schaffen. Essentiell sind dabei vor allem die Teilnehmeranzahl sowie die Terminfindung.

Der Tagungsplaner sollte den Zweck des Events und sein genaues Ziel vorher genau bestimmen. Ohne die Zielsetzung fehlt der rote Faden in der Veranstaltung, was sich beispielsweise auch auf thematische Abweichungen in den Redebeiträgen auswirken kann. Legen Sie die Intention und das Ziel eindeutig fest, damit Sie die einzelnen Programmpunkte thematisch und zeitlich anordnen können.

Eine Tagung oder ein Kongress kann unterschiedliche Kosten verursachen. Grund dafür sind die Variablen von Location und Teilnehmerzahl, Verpflegung und eventuelle Unterbringung der teilnehmenden Personen. Planen Sie daher von Anfang an ein bestimmtes Budget ein, das Sie als Tagungsplaner nicht überschreiten.

Welche Location die richtige ist, hängt von vielen verschiedenen Faktoren ab. Folgende Fragestellungen können Ihnen helfen, um einen geeigneten Veranstaltungsraum zu finden:

• Wie lange wird die Tagung dauern?
• Wie viele Veranstaltungsräume besitzt die Location? Sind diese ausgelegt für Kongresse, Konferenzen oder Messen?
• Größe des Raums: Wie viele Personen nehmen teil?
• Infrastruktur: Wie kann man den Veranstaltungsort erreichen? Ist ein Flughafen in der Nähe?
• Gibt es genügend Parkmöglichkeiten?
• Sind die Räume für eine Tagung oder einen Kongress passend möbliert?
• Welche Ausstattung sollte es vor Ort geben (Rednerpulte, Flipcharts, Laptop, Beamer etc.)?
• Benötigen Sie Nebenräume oder Ausstellungsplätze?
• Wünschen Sie bestimmte Geschäfte oder Dienstleister in der näheren Umgebung?

Damit Sie die vorher festgelegte Absicht des Events erfüllen können, ist die Erstellung eines Rahmenprogramms von großer Bedeutung. Dazu gehören die Recherche und Anfrage möglicher Redner und Akteure, die Bestimmung von Verantwortlichen für einzelne Programmpunkte und das Planen von Begrüßung, Pausen und Aktivitäten wie z. B. eine Rundfahrt durch die Stadt. Je nach Art der Veranstaltung ist es wichtig, dass es ausreichend Zeit für Diskussionen oder für private Unterhaltungen gibt.

Die teilnehmenden Personen tragen zur inhaltlichen Gestaltung der Veranstaltung bei. Versenden Sie die Einladungen mit den Informationen zu Thema, Ziel und Rahmenprogramm der geplanten Tagung an die gewünschten Teilnehmer. Geben Sie an, bis zu welchem Datum Sie eine verbindliche Rückmeldung wünschen. Lassen Sie dabei einen zeitlichen Puffer, damit Sie gegebenenfalls noch weitere Einladungen versenden können, um auf die gewünschte Teilnehmerzahl zu kommen. Schicken Sie den Teilnehmern nach ihrer Rückmeldung eine Eingangsbestätigung, sodass sie sicher sein können, dass sie angemeldet sind. Den Teilnehmern, die zugesagt haben, können Sie im nächsten Schritt eine Anfahrtsskizze und Informationen über das Hotel, den Veranstaltungsraum oder die Umgebung zukommen lassen.

Achtung: Es gibt immer Menschen, die die Anmeldefrist vergessen. Fragen Sie gegebenenfalls noch einmal telefonisch nach, ob die Personen die Frist versäumt haben oder kein Interesse besteht.

Egal, wie kurz oder lang eine Tagung angesetzt ist, sollte für Unterhaltung und Verpflegung gesorgt werden. Beginnt das Event beispielsweise am Vormittag, sollten Sie den Teilnehmern ein Mittagessen und gegebenenfalls Kaffee und Kuchen servieren lassen. Achten Sie darauf, dass immer genügend Getränke vorhanden sind. Für das leibliche Wohl der Gäste sorgt ein Catering – entweder direkt vom Hotel, wenn Sie die Tagung dort abhalten oder von einem unabhängigen Dienstleister.

Sind große Ansprachen oder Vorträge geplant, eignet es sich, für die nötige technische Ausstattung zu sorgen. Für Präsentationen, Aufnahmen, Lightshows oder Livestreams gibt es Anbieter, die einen reibungslosen Ablauf gewährleisten. Benötigen Sie eine Bühne, können Sie das bei vielen Locations im Vorfeld abklären oder einen Bühnenbauer engagieren. Und schließlich kann auch die Buchung eines/einer Moderator/in sinnvoll sein, der/die souverän durch das Programm führt.

Um zukünftige Veranstaltungen besser planen zu können, ist es hilfreich, wenn Sie den Teilnehmern die Möglichkeit geben, ein (anonymes) Feedback am Ende der Tagung zu hinterlassen. Fragen Sie nach einer Bewertung zu folgenden Punkten:

• War die Location angemessen und die Unterbringung angenehm?
• Entsprach das Rahmenprogramm den Erwartungen?
• Waren die Beiträge aufschlussreich und interessant?

Je mehr Details Sie erfahren, desto leichter fällt Ihnen die Optimierung kommender Veranstaltungen. Für diese Art von Feedback gibt es eine Auswahl an Vorlagen und Anbietern, die eine strukturierte Befragung gewährleisten. So stellen Sie sicher, dass Sie die Antworten bestmöglich auswerten und diese Informationen für folgende Tagungen und Kongresse nutzen können.