6 Event Apps im Vergleich: Welche ist die beste App für Veranstaltungsplaner:innen?
6 Event Apps im Vergleich: Welche ist die beste App für Veranstaltungsplaner:innen?
Als Veranstaltungsplaner:in jonglierst du täglich Locations, Dienstleistende und Teilnehmendendaten, und das oft gleichzeitig. Moderne Event Apps verwandeln dieses Chaos in einen klaren Workflow: Eine vielseitige Veranstaltungsapp bündelt alle Infos an einem Ort, smarte Event Management Apps automatisieren zeitraubende Aufgaben und eine interaktive Event-Organisations-App bindet dein Publikum schon vor dem ersten Programmpunkt. In diesem Beitrag erfährst du, wie Event Apps funktionieren, welche Tools den Markt dominieren und bei welchen Formaten ihr Einsatz echten Mehrwert bringt.
Was ist eine Event App?
Eine Event App, oft auch Event-Organisations-App genannt, ist eine Anwendung für Desktop oder mobile Endgeräte, die dich bei Planung, Durchführung und Nachbereitung deiner Veranstaltung unterstützt. Moderne Lösungen gehen dabei weit über den klassischen Ablaufplan hinaus:
- Echtzeitdaten halten dich live über Ticketverkäufe, Besuchendenströme oder Session-Auslastungen auf dem Laufenden.
- DSGVO-Konformität sorgt dafür, dass alle Teilnehmendendaten rechtssicher verarbeitet werden.
- KI-Features, vom automatisierten Matchmaking bis zur individuellen Agenda-Empfehlung, personalisieren das Erlebnis für jede:n Besucher:in.
- Hybride Formate werden nahtlos eingebunden: Ob vor Ort, virtuell oder beides gleichzeitig: alle Teilnehmenden finden sich in derselben App wieder.
Welche Arten von Event Apps gibt es?
Grundsätzlich unterscheiden wir drei Kategorien:
- Apps für Event-Manager:innen: Professionelle Planungstools (Budget-Tracking, Dienstleisterverwaltung).
- Apps für private Events: Schlanke Lösungen für Hochzeiten, Geburtstage oder Vereinsfeste.
- Teilnehmer-Apps: Interaktive Companion-Apps mit Agenda, Networking-Funktionen und Push-News.
Warum sind Apps in der Eventplanung hilfreich?
Event Apps können in der Eventplanung enorm hilfreich sein und Lösungen für vielerlei Probleme bieten. Welche Vorteile sie konkret bieten, siehst du hier:
- Vereinfachte Planung: Einladungslisten, Zeitpläne und Raumbelegung laufen auf einer Plattform zusammen, du behältst demnach den vollen Überblick
- Optimierte Kommunikation: Änderungen landen per Push, Chat oder E-Mail sofort bei allen Beteiligten
- Interaktive Features: Live-Polls, Q&A-Tools und Gamification binden dein Publikum aktiv ein
- Networking & Matchmaking: Algorithmen schlagen passende Kontakte vor, perfekt für Business-Events
- Auswertung & Analytics: Dashboards zeigen in Echtzeit, was funktioniert und wo du nachjustieren kannst
- Nachhaltigkeit: Digitale Tickets und Sessions sparen Papier, Banner und gedruckte Programme
- Social-Media- & Branding-Integration: Teile Highlights direkt aus der App und stärke deine Markenpräsenz
So findest du die passende App für deine Veranstaltung
Bei der großen Auswahl an Event Apps lohnt es sich, vorab einige Kernfragen zu klären. So stellst du sicher, dass die Lösung zu deinem Event und Team passt:
Art der Veranstaltung
Tagung, Messe, Roadshow oder Schulung: Je nach Format brauchst du andere Funktionen wie Livestream-Einbindung, Ticketing oder Workshop-Routing.
Teilnehmendenzahl und -profil
Prüfe, wie skalierbar die App ist und ob sie z. B. internationales Publikum, Barrierefreiheit oder verschiedene Rollen (Speaker, Sponsor, Gast) sauber abbildet.
Budget und Lizenzmodell
Abo, Einmallizenz oder Freemium? Kalkuliere laufende Kosten wie Add-ons oder Nutzerpakete, um später keine bösen Überraschungen zu erleben.
Integrationen
Anbindung an CRM, Mailing-Tools, Bezahlsysteme oder Buchhaltung spart doppelte Arbeit und sorgt für saubere Datenflüsse.
Datenschutzanforderungen
Achte auf DSGVO-Konformität, verschlüsselte Datenübertragung und einen Hosting-Standort innerhalb der EU.
Offline-Funktionalität
Gerade bei Locations mit schwachem Netz sollte die App Kernfunktionen wie Agenda, Tickets oder Umfragen auch ohne Internet bereitstellen.
User Experience & Support
Intuitive Bedienung, schneller deutschsprachiger Support und ein klares Onboarding entscheiden darüber, wie schnell dein Team produktiv wird.
Die besten Event Apps 2025 im Vergleich
Die Event-Landschaft entwickelt sich rasant und mit ihr die Event Apps, die dir als Veranstaltungsplaner:in das Leben leichter machen. Ob hybride Konferenz, Roadshow oder Schulung: Die richtige App bringt Struktur, spart Zeit und begeistert deine Community. Im Folgenden findest du sechs Top-Tools, die 2025 besonders überzeugen.
1. Eventbrite: Ticketing-Klassiker für öffentliche Events
Eventbrite ist eine intuitive Ticketing-Plattform, mit der du öffentliche Konzerte, Festivals oder Charity-Runs in wenigen Minuten anlegst, vermarktest und auswertest.
Stärken:
- kinderleichte Einrichtung per Web oder App
- Mehrsprachige Oberfläche und Self-Service-Support
- integriertes Payment, Rabatt- und Promo-Codes
- Echtzeit-Reports zu Verkäufen und Besucherströmen
2. Eventmobi: Corporate Branding leicht gemacht
Eventmobi ist eine flexibel brandbare All-in-One-App, die dein Corporate Event von der Einladung bis zum Feedbackbogen nahtlos begleitet und dabei deine CI in jeder Ansicht widerspiegelt.
Stärken:
- vollständig anpassbares Design (Farben, Logos, Layouts)
- interaktive Features wie Live-Umfragen, Gamification & Networking-Tools
- Offline-Modus für Locations mit schwachem Netz
- eigene Event Management Apps für Teilnehmer:innen mit persönlicher Agenda
3. Whova: Networking-Allrounder für hybride Formate
Whova vereint Konferenz-Management und Networking in einem und eignet sich besonders für hybride Events mit vielen parallelen Sessions und hohem Interaktionsbedarf.
Stärken:
- intuitives UI, schnelles Onboarding für alle Rollen
- virtuelle und physische Sessions in einer App
- KI-gestützte Agenda-Vorschläge & Meeting-Scheduler
- umfangreiche Sponsor- und Aussteller:innen-Features
4. Swapcard: KI-Matchmaking für Messen & Aussteller
Swapcard setzt auf KI-basiertes Matchmaking und hilft dir, Messebesucher:innen und Aussteller:innen zielgenau zusammenzubringen und Leads effizient zu erfassen.
Stärken:
- algorithmusbasiertes Networking & Lead-Scoring
- virtuelle Booths, Termin-Slots & Produktkataloge
- CRM-Sync und Lead-Export in Echtzeit
- modularer Marketplace für Zusatz-Features
5. Sweap: DSGVO-konformer B2B-Profi aus Deutschland
Sweap ist eine DSGVO-konforme B2B-Suite aus Deutschland, die Einladung, Check-in und Badge-Druck in einem modularen System bündelt und damit interne Events perfekt absichert.
Stärken:
- Hosting in Deutschland, volle DSGVO-Konformität
- Baukastensystem: Einladungen, Check-in, Badge-Druck, Analytics
- stabile Offline-Funktion für Empfang und Einlass
- deutschsprachiger Support und transparente Lizenzmodelle
6. Talque: Modulares Multitalent für europäische Konferenzen
Talque liefert dir ein flexibles Konferenz-Ökosystem, in dem sich Teilnehmer:innen vernetzen, Inhalte streamen und sogar Job-Matches finden, ideal für Verbands- und Fachveranstaltungen.
Stärken:
- flexible Module: Agenda, Video-Calls, Matchmaking, Job-Board
- mehrsprachige Oberfläche und EU-Hosting
- interaktive Funktionen wie 1-zu-1-Chats, Roundtables, Q&A
- einfache Integration gängiger Zahlungssysteme
Sonderfälle & Nischen-Helden
Für spezielle Szenarien lohnen sich auch Brella (Matchmaking für Tech-Konferenzen), LineUpr (einfache Mobile-Web-App) oder Partiful (Trend-App für private Feiern). Sie ergänzen dein Toolkit, falls klassische Apps nicht ganz passen.
Die Funktionen der Event Apps im Überblick
Die Event Apps der verschiedenen Anbieter im Vergleich:
App-Empfehlungen je nach Eventtyp
Damit du noch schneller die passende Lösung findest, siehst du hier auf einen Blick, welche Event App sich für welches Format besonders lohnt:
| Eventtyp | Passende Event Apps | Warum sie gut passen |
| Konferenzen & Kongresse | Whova, Talque | Beide Apps kombinieren Agenda-Management, Speaker-Profiles und KI-gestütztes Networking. Ideal, wenn viele Sessions parallel laufen und hybride Teilnahme möglich sein soll. |
| Messen & Ausstellungen | Swapcard, Eventmobi | Swapcard glänzt mit KI-Matchmaking und virtuellen Booths, während Eventmobi dank individualisierbarem Design dein Corporate Branding auf dem Messe-Floor und online durchzieht. |
| Unternehmensinterne Events | Sweap, Talque | Sweap punktet mit DSGVO-konformem Check-in und Badge-Druck, Talque bietet ein modulares System für Workshops, Townhalls oder Kick-offs. |
| Öffentliche Veranstaltungen | Eventbrite | Einfaches Ticketing, große Reichweite und Multi-Sprachen machen Eventbrite zur perfekten Wahl für Konzerte, Festivals oder Charity-Runs. |
| Networking-Fokus | Brella, Swapcard | Beide Plattformen setzen konsequent auf KI-basiertes Matchmaking und 1-zu-1-Meetings – optimal, wenn das Knüpfen neuer Kontakte im Mittelpunkt steht. |
Tipp: Definiere zuerst dein Eventziel. Wissensaustausch, Lead-Generierung, Mitarbeitendenbindung oder Reichweite und wähle dann die App, die diesen Zwecken am besten gerecht wird. So stellst du sicher, dass Technik und Format perfekt zusammen spielen und deine Veranstaltung zum Erlebnis wird.
Fazit: Darum lohnt sich die Event App
Setz eine Event-App ein, wenn du die Planung verschlanken und deinem Publikum ein nahtloses Erlebnis bieten willst. Automatisierte Einladungen, Check-in und Auswertungen sparen Zeit; Push-Infos und interaktive Agenden halten alle bei Laune. Prüfe vor dem Kauf vor allem Eventformat, Teilnehmendenzahl, Budget, Integrationen und Datenschutz. Passt das Paket, rechnet sich die Investition schnell. So wird aus Orgastress echte Begeisterung!